BAB 5 Manajemen dan Organisasi

1.1.             Pengertian dan Peran Manajemen

Manajemen dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Para ahli ekonomi umumnya mempunyai pengertian yang berbeda tantang manajemen, berikut pengertian dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap kegiatan manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja sama.

1.2.            Latar belakang sejarah manajemen

Latar Belakang Sejarah manajemen
1. Manajemen KunoMesir (piramid) and China (Tembok Besar China)
Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang)

2. Adam SmithMempublikasi “The Wealth of Nations” pd tahun 1776
Pendukung  konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja

3. Revolusi IndustriMengganti tenaga manusia dg tenaga mesin
Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan  manajemen.

4.Manajemen Ilmiah  Fredrick Winslow Taylor “Bapak” manajemen ilmiah Publikasi: Principles of Scientific Management (1911)

Teori Manajemen IlmiahMenggunakan metoda ilmiah untuk menentukan “satu cara terbaik” untuk suatu tugas:
Menempatkan orang yg tepat pd pekerjaan tertentu dg perlengkapan dan alat yg tepat.
Memiliki metoda standar untuk melakukan pekerjaan.
Menyediakan insentif ekonomi kpd pekerja.

5 Prinsip Manajemen Taylor :
1.Mengembangkan sains bagi setiap elemen kerja individu, yang akan mengganti metoda rule-of-thumb yg lama.
2.Memilih kemudian melatih, mengajar, dan mengembangkan pekerja secara ilmiah.
3.Bekerjasama secara tulus dg pekerja demi menjamin semua pekerjaan yg dilakukan sesuai dg prinsip-prinsip ilmiah yg telah   dikembangkan.
4.Membagi kerja dan tanggungjawab secara sama antara manajemen dan pekerja.
5.Manajemen mengambil alih seluruh pekerjaan pada saat hal itu lebih layak dilakukan ketimbang para pekerja.

Teori Administrasi Umum
>>Henri Fayol
Percaya bahwa praktik manajemen beda dari fungsi-fungsi organisasi (seperti: produksi, SDM, pemasaran, atau fungsi lainnya)
Mengembangkan prinsip-prinsip (14 prinsip organisasi) manajemen yg dapat diaplikasikan di segala situasi organisasi.

14 Prinsip Manajemen ala Fayol :

1.Pembagian kerja
2.Kewenangan
3.Disiplin
4.Kesatuan komando
5.Kesatuan arah
6.Mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingan individu
7.Remunerasi
8.Sentralisasi
9.Rantai Skalar
10.Tatanan
11.Kesamaan
12.Stabilitas personalia
13.Initiatif
14.Semangat kebersamaan.

>>Max Weber
Mengembangkan teori kewenangan (authority) berdasarkan pd tipe ideal organisasi (bureaucracy)
menekankan pada aspek kemampuan rasionalitas, prediksi, non-personal (impersonality), kompetensi teknis, dan otoriter

Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu

  • fungsi perencanaan (planning)
  • fungsi pengorganisasian (organizing)
  • fungsi pengarahan (directing)
  • fungsi pengendalian (controlling).

1.3.            Fungsi dan proses manajemen

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1.     Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2.      Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3.       Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

  • Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
  • Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
  • Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

1.4.            Ciri-ciri manajer profesional

Profesional diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki seseorang berupa keahlian, kompetensi, kerja efisien, keterampilan, kualifaid-pandai, berpengalaman, dan sifat  mengagumkan.  Dalam konteks SDM,  manajemen profesional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM secara profesional.

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM yang dapat di lihat dari sisi operasional dan manajerial yakni:

  • Berbudaya korperatif, transparansi, independensi, responsif, akuntabilitas, kejujuran.
  • Memiliki dukungan manajemen puncak.
  • Bermanfaat bagi kepentingan internal maupun eksternal.
  • Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan holistik.
  • Berdimensi jangka panjang dan berkesinambungan.
  • Sistem nilai prinsip yang efektifitas dan efisiensi.
  • Dilakukan secara terencana.
  • Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.
  • Kerja sama tim.
  • Di laksanakan oleh orang yang memiliki:

o   Kompetisi dan pengalaman panjang di bidangnya,

o   Sifat haus akan tantangan baru,

o   Sikap dan keterampilan inovatif, kreatif, inisiatif, dan efisien,

o   Intregitas yang tinggi,

o   Sifat menghargai profesi orang lain,

o   Sifat yang selalu siap menghadapi resiko,

o   Bertanggung jawab atas semus ucapan dan perilaku.

o   Dan lain-lain.

1.5.            Ketrampilan Manajemen Yang Dibutuhkan

Seperti tiap orang yang ingin karirnya maju, masa depan karir Anda juga ditentukan oleh keterampilan yang Anda miliki dan dapat Anda “jual” pada perusahaan. Dan para pencari kerja dengan keterampilan yang diinginkan perusahaan pencari kerja itulah, yang akan lebih cepat mendapatkan pekerjaan.

Sebenarnya, Anda dapat meningkatkan keterampilan yang Anda miliki, tentu saja tergantung dengan minat, kemampuan, bakat, kecukupan dana dan kesesuaian target karir. Tetapi, mengingat ketidakpastian ekonomi seperti sekarang maupun masa mendatang, maka lebih baik Anda mengutamakan untuk memiliki keterampilan yang berguna untuk peningkatan karir Anda dalam waktu dekat.

Berikut ini adalah 5 keterampilan yang paling dicari saat ini, yang telah di rangkum dari berbagai sumber :

1.    Keterampilan bahasa asing

2.    Keterampilan teknis tentang mesin

3.    Keterampilan dalam mengelola sumber daya manusia

4.    Keterampilan di bidang pemrograman computer

5.    Keterampilan mengajar

II.               Organisasi

2.1.            Definisi Organisasi

Istilah organisasi bukanlah hal yang asing lagi bagi kita, karena dari pertama kita menimba ilmu pada tingkat pertama, kita sudah dikenalkan dengan salah satu organisasi kesiswaan seperti OSIS. Dalam kehidupan bermasyarakat pun sering kita jumpai yang namanya organisasi, baik organisasi kepemudaan dan bahkan sampai organisasi kepemerintahan. Tapi tahukah Anda arti dari pengertian organisasi itu sendiri? Banyak para pakar dunia yang memaparkan pengertian atau definisi organisasi, dimana dari pengertian-definisi organisasi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa organisasi merupakan suatu system atau perkumpulan yang disusun dalam kelompok, untuk bekerja sama mencapai suatu tujuan bersama.

Berikut ini definisi organisasi yang dipaparkan oleh beberapa para ahli :

  • James D Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.
  • Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.”
  • Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.
  • Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).

2.2.            Pentingnya Mengenal Organisasi

Pentingnya mengenal Organisasi ialah dalam terlebih dahulu kita mengenal pengertiannya. Organisasi adalalah sekumpulan orang yang bekerja sama yang mempunyai tujuan (misi dan visi) yang sama, agar perusahan yang kita punya bisa terlaksana dengan baik dan tahu bagai mana cara mengatasi masalah-masalah yang ada di dalam perusahaan mempunyai manajemen dan di setiap menajemen itu sendiri tidak pernah terlepas dari 4 hal ini di antaranya adalah :

1.     Planing adalah Perencanaan

2.     Organization adalah Pengorganisasi

3.     Actuniety adalah Penepatan sesuai prosedur

4.     Controling adalah Pengawasan

2.3.      Bentuk – Bentuk Organisasi

1.       Organisasi Lini/Line Organization

Organisasi Lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan.

Ciri-ciri organisasi lini :

ü    Hubungan antara atasan dan bawahan masih besifat langsung melalui garis wewenang

ü    Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana

ü    Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja

ü    Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya

ü    Puncak pimpinan biasanya pemilik perusahaan

ü    Puncak pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan

ü    Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi juga alat-alat yang diperluka tidak beraneka ragam

ü    Organisasinya kecil

2.     Organisasi Garis dan Staf (Line and Staff Organizatin)

Organisasi Garis adalah organisasi yang mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :

  • Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkandengan garis atau lini
  • Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf :

  • Organisasinya besar dan bersifat kompleks
  • Jumlah karyawan banyak
  • Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
  • Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal
  • Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal
  • Kesatuan perintah tetap dipertahankan , setiap atasan mempunyai bawahan -bawahan tertentu dan setiap bawahanhanya mempunyai seorang atasan langsung
  • Terdapat 2 kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf :
  • Wewenang Lini adalah yang dapat/harus merealisasi tujuan organisasi
    secara langsung
  • Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasi tujuan
    perusahaan secara langsung tetapi hanya memberika bantuan pelayanan,
    saran-saran untuk mempermudah tugas wewenang lini.

3.     Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Organisasi Fungsional adalah suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimilikioleh pejabat-pejabatnya.
Jadi organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirakhi struktural tetapi lebih pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.

Ciri-ciri organisasi fungsional :

·         Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

·         Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal

·         Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan

·         Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat eselon atas

·         Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya
mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertia yang mendalam
mengenai bidangnya.

2.4.            Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi:

1)       Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

2)     Prinsip Skala Hirarkhi.

Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

3)    Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

4)     Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5)     Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

6)     Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

7)     Prinsip Rentang Pengendalian.

Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

8)     Prinsip  Fungsional.

Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

9)     Prinsip Pemisahan

Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

10)Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

11)Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

12)Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.

2.5.            Ketrampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Ketrampilan yang dibutuhkan dalam manajemen dibagi atas kategori hubungan seperti;

·         Hubungan antar Pribadi terdiri dari:

–        Pemimpin Lambang (Figurehead)

Kepala Simbolis yang diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial.

–        Pemimpin (Leader)

Pemimpin bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait.

–        Penghubung (Liaison)

Penghubung sebaiknya dapat memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang secara langsung atau tidak langsung dapat memberikan dukungan dan informasi.

·         Hubungan dengan Informasi terdiri dari:

–        Pemantau (Monitor)

Pemantau berkewajiban sebagai pusat saraf informasi baik internal dan eksternal yang   berkaitan dengan organisasi.

–        Penyebar (Dissiminator)

Penyebar berkewajiban untuk meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota-anggota lain dalam organisasi.

–        Jurubicara (Spokesperson)

Jurubicara berkewajiban untuk meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil yang dicapai oleh organisasi.

·         Hubungan dengan Pengambilan Keputusan terdiri dari:

–        Wirausaha (Entrepreneur)

Sikap kewirausahaan diperlukan dalam encari kesempatan (celah) dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek- proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan sehingga dapat meningkatkan organisasi.

–        Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Dalam mengatur (managing) diperlukan rasa tanggung jawab atas tindakan, yang korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan/ atau berada dalam keadaan genting (urget).

–        Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Dalam mengatur (managing) diperlukan rasa tanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi yang ada dan dipergunakan, sehingga tidak terjadi manipulasi sumber daya yang tidak bertanggung jawab..

–        Perunding (Negotiator)

Dalam mengatur (managing) juga penting untuk mewakili organisasi pada perundingan- perundingan utama yang dapat meliputi kerjasama.

2.6.            Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Hidup tidak jauh dari yang namanya keberhasilan dan kegagalan. Kedua kata itu sudah pasti ada dalam hidup kita dan saling melengkapi satu sama lain. Tinggal bagaimana cara kita menanggapinya, menjadi sebuah ancaman atau tantangan ?

Keberhasilan dalam berorganisasi adalah saat kita dapat menjalankan organisasi itu dengan penuh keberanian tanpa takut akan adanya sebuah kegagalan, akan adanya sebuah omongan yang dapat mmbuat anda down. Juga akan rasa percaya diri anda yang dapat membangkitkan semangat anda berorganisasi.

Kegagalan dalam berorganisasi adalah karena anda merasa takut akan sebuah ancaman yang ada didepan yang belum tentu akan anda alami. Ibarat sebuah pepatah adalah menyerah sebelum bertanding. Dan juga karena kurangnya anda membuka diri kepada orang lain sehingga anda tidak dapat menerima masukan-masukan mengenai kinerja  anda dalam berorganisasi. Perlu anda ingat dan ketahui saran dan masukan seseorang sangat penting dalam membangun kinerja anda.

http://p4hrul.wordpress.com/2010/11/01/manajemen-dan-organisasi/

http://safitryanindya.blogspot.com/2012/01/bab-5-manajemen-dan-organisasi_13.html

http://alfiantoromdoni.blogspot.com/2012/01/manajemen-dan-organisasi.html

http://caskirah.blogspot.com/2012/01/bab-v-manajemendan-organisasi-1.html

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s